SWARA – Shared Service Waskita Toll Road Ticket Management System
SWARA adalah platform web Shared Service PT Waskita Toll Road untuk digitalisasi alur permintaan layanan antar BUJT dan WTR dengan sistem tiket, SLA monitoring, dan approval workflow multi-level.
SWARA (Shared Service Waskita Toll Road) adalah aplikasi web berbasis sistem tiket yang dikembangkan untuk memusatkan, mendigitalisasi, dan memonitor seluruh permintaan layanan bersama antara Badan Usaha Jalan Tol (BUJT) dan PT Waskita Toll Road (WTR) dalam satu platform terintegrasi.
Aplikasi ini menggantikan komunikasi manual yang tersebar dan meningkatkan transparansi, akuntabilitas, serta kepatuhan terhadap SLA (Service Level Agreement) di seluruh bidang layanan Shared Service.
Alur Kerja (Workflow) Tiket
- Requester (BUJT) – Mengajukan permintaan layanan melalui Form Request Tiket dengan memilih bidang layanan, jenis layanan, tingkat urgensi, dan melampirkan dokumen pendukung
- Project Manager / PM (Delegasi) – Menerima tiket masuk, melakukan verifikasi awal kelengkapan dokumen, dan mendelegasikan pekerjaan kepada Staff WTR yang sesuai
- Staff WTR – Memproses dan mengerjakan permintaan layanan sesuai bidang, mengunggah draft hasil pekerjaan, dan berkoordinasi dengan requester jika diperlukan klarifikasi
- Manager – Melakukan review dan persetujuan terhadap hasil pekerjaan sebelum dikirimkan ke requester
- PM / Kepala Divisi – Melakukan approval final sebelum tiket dinyatakan selesai dan dokumen output diserahkan kepada BUJT
Fitur Utama SWARA
- Dashboard Analitik – Visualisasi data tiket real-time mencakup Total Ticket, Ticket On Progress, Ticket Completed, Count of Ticket per BUJT, dan Ticket Percentage by Field of Services
- SLA Monitoring – Grafik perbandingan tiket yang memenuhi dan tidak memenuhi SLA per bulan untuk mendukung evaluasi kinerja layanan
- List Tiket & Detail Tiket – Daftar seluruh tiket lengkap dengan status, kode tiket unik, log proses real-time, file pendukung, dan file hasil pekerjaan
- Form Request Tiket – Form pengajuan layanan oleh BUJT dengan pilihan bidang layanan (HCM, IT, Legal, Procurement, Tax, Risk Management), jenis layanan, dan tingkat urgensi
- Notifikasi Email Otomatis – Sistem mengirimkan notifikasi email pada setiap tahapan: pengajuan tiket, pengiriman draft, permintaan revisi, penolakan, hingga penyelesaian tiket
- User Management – Pengelolaan akun pengguna dengan 3 role: User Admin, User WTR (Penyedia), dan User BUJT (Requester)
- Standarisasi Penamaan Dokumen – Sistem tagging nama file terstruktur untuk menjamin konsistensi dokumen digital dan kemudahan audit
- Power BI Dashboard – Integrasi visualisasi data menggunakan Microsoft Power BI untuk analitik tingkat lanjut
Bidang Layanan yang Tersedia
Human Capital Management, Information Technology, Legal, Procurement, Tax, Risk Management, dan BUJT.
SWARA mendukung pengambilan keputusan manajemen berbasis data dan mendorong efisiensi operasional layanan bersama di ekosistem PT Waskita Toll Road.
Gallery
